職場で「聞いてない」と言われる場面は誰にでも起こり得ます。軽い誤解から重大な業務ミスまで影響は様々ですが、冷静に対応し記録を残すだけで次回以降のトラブルを減らせます。ここではその場ですぐ使える対応策と、根本的に防ぐための職場の仕組みづくりまで、実務に寄り添った方法をわかりやすくまとめます。
聞いてないと言う人がいる職場でのすぐ使える対応メモ
落ち着いて相手の言った時間や内容を確認する
まずは落ち着いて相手が何をいつ聞いていないと言っているかを確認します。感情的に反論せず、具体的な時間や場所、会話の相手を質問して事実を整理します。
相手が曖昧な場合は、「いつ頃のことですか」「誰と話しましたか」といった短い問いかけで認識を合わせてください。問いかけは一度に多くせず、相手の答えを待ちながらメモを取ると後で役立ちます。
この段階で相手の伝えたい点を繰り返して確認することも有効です。「確認しますと、○○の件のことですね」と短く言い直すことで誤解を減らせます。
重要な点はその場で短くメモを残す
口頭でのやり取りが続く場合は、重要な事項だけを短くメモに残す習慣をつけましょう。メモは日時、担当者名、依頼内容の3点を最低限書くと簡潔で使いやすくなります。
手書きでもスマホのメモでも構いません。共有が必要な場合は写真やスクリーンショットをチャットに添付してすぐに共有すると証跡になります。
メモを取ることで「聞いてない」と言われた際に確認しやすく、また自分自身のタスク管理にも役立ちます。重要な約束ごとは後で見返せる形で残すことがポイントです。
チャットやメールで簡単にやり取りを記録する
口頭だけで済ませず、チャットやメールで簡単なやり取りを残すことを習慣にしましょう。短い要点と期日を明記するだけで十分です。
例として、「本日の打ち合わせで決まったこと：○○を×日までに実施、担当は△さん」など一文でまとめて送ると誤解を防げます。既読や返信がない場合は、軽くフォローのメッセージを送るのが有効です。
社内ツールのログが残ることで後から事実確認がしやすくなり、トラブルを迅速に解決できます。
感情的にならず冷静に返す一言
相手が感情的に「聞いてない」と言ったときは、短い冷静な返しで場を落ち着けましょう。例えば「今の内容をメモに残しますね」「確認して折り返します」のように次の行動を示すと対立を避けられます。
事実確認が必要なら「いつのやり取りのことか確認してもいいですか」と一言添えると誤解が早く解消します。感情に応じた応酬を避けることで、周囲への影響も最小限にできます。
繰り返すなら上司や相談窓口に事実を伝える
同じ「聞いてない」主張が繰り返される場合は、上司や相談窓口に事実を整理して報告しましょう。報告の際は日時、やり取りの内容、誰が関与しているかを簡潔にまとめます。
可能であればチャットログやメールを添えると状況が伝わりやすくなります。周囲の証言を得られる場合は、その旨も伝えると対応がスムーズです。
組織として対応が必要な場合は、記録に基づいて改善策を相談することが重要です。
なぜ職場で聞いてないと言う人が現れるのか
情報共有のルールが明確でない
共有の方法や責任範囲がはっきりしていない職場では、伝達ミスが起きやすくなります。誰が何を共有するのか、どのツールで報告するのかが曖昧だと、受け手が「聞いていない」と感じやすくなります。
ルールがないと同じ情報でも複数の伝達ルートが生まれ、混乱が生じます。情報の出どころが複数あると、どれが正式な連絡か分からなくなることもあります。
その結果として、重要な指示や変更が見落とされるリスクが高まり、職場内の信頼関係にも影響します。
口頭の伝え方が一方的だった場合がある
伝える側が一方的に話してしまうと、受け手の理解が伴わないことがあります。説明が長すぎたり専門用語が多かったりすると、要点が伝わりにくくなります。
受け手が忙しい状況や注意が散漫なときに口頭で伝えても記憶に残りにくいため、後で「聞いてない」と言われる原因になります。
簡潔に要点を伝え、相手に理解の確認を促すことが大切です。相手が繰り返すかメモを取る時間を与えることも効果的です。
ミスを認めたくない心理が働く
自分のミスを認めたくないために「聞いてない」と主張する人もいます。失敗の責任を回避したい心理が、事実と違う主張につながることがあります。
この場合は感情的な対立になりやすく、冷静に事実を示すことで落ち着いて対応する必要があります。直接の非難や追及は逆効果になることが多いです。
客観的な記録を提示し、必要に応じて上司や第三者を交えて確認すると解決に向かいやすくなります。
立場や上下関係で聞いてないと主張する場面
立場や上下関係によって、指示を受け取ったことを認めたくない場合があります。年上や立場の高い相手からの指示を否定することで、自分の立場を守ろうとする心理です。
また、権限の差があるとコミュニケーションが遠慮がちになり、伝達が不完全になることもあります。こうした背景を理解して対応することで、対立を和らげられます。
必要に応じて第三者を交えた確認や、文書でのやり取りに切り替えると誤解が減ります。
単純に聞き漏らしが起きているケース
単純に注意が散漫で聞き漏らしが起きることも多いです。長時間の会議や複数の通知が重なると、重要な内容を取り逃すことがあります。
生活リズムや業務量が影響している場合もあり、個人のコンディションを見直すことで改善することがあります。
聞き漏らしを減らすには、要点をまとめたフォロー情報を必ず共有する習慣を作ることが役立ちます。
現場で使える対処の手順
まず現状の事実を簡潔に整理する
最初に起きている事実を日時、場所、関係者で整理します。感情は排して、誰が何を伝えたか、どのような反応があったかを短く書き出してください。
この整理は対応の判断材料になります。後で報告する際にも役立つので、記録は簡潔でも残す習慣をつけましょう。
簡単な箇条書きにすると関係者も読みやすく、誤解が減ります。
短い問いかけで相手の認識を確認する
相手に確認する際は短い問いかけを使い、相手の認識を合わせます。「今回の依頼は○○で合っていますか」「期日は×日で大丈夫ですか」といった具体的な質問が有効です。
長い説明や言い訳の時間を作らず、必要な点だけを確認することで話がまとまりやすくなります。
相手の答えをメモし、合意が得られればチャットで共有しておくと安心です。
証拠がある場合はすぐに提示する
チャットログやメール、会議の議事メモなど証拠がある場合は、冷静に提示しましょう。証拠提示は感情論を避け、事実ベースで話を進めるのに役立ちます。
提示の際は要点を抜き出して示すと相手にも分かりやすく伝わります。長文のログをそのまま投げるより、重要部分を引用して示すと効果的です。
証拠がない場合は関係者に確認して記録を集める動きが必要です。
記録を残すときの簡単なフォーマット例
記録は以下の3点を押さえると整理しやすくなります。
- 日時：2025/12/13 15:00
- 内容：誰が何を伝えたか（要点を一行）
- 担当：対応する人名や次のアクション
このフォーマットなら短時間で書けて共有もしやすく、あとで見返しても分かりやすくなります。必要なら関連ファイルやスクリーンショットのリンクも添付してください。
同僚に経緯を確認する際の注意点
同僚に経緯を聞くときは中立的な言い方を心がけ、事実を確認する意図を明示してください。相手を責める表現は避け、協力を求める姿勢で話すと協力が得られやすいです。
また、口頭で聞く場合でもメモを取り、了承を得たらチャットで短く共有しておくと証跡になります。聞き取りは早めに行うことで記憶の精度も高くなります。
改善が見られないときに取れる次の行動
繰り返し問題が発生する場合は上司や人事、相談窓口に事実を報告して対応を相談します。記録を添えて、どのような改善策を試したかもまとめておくと話が進みやすくなります。
必要ならルールの見直しやツールの統一を提案し、チーム全体で再発防止に取り組む流れを作ると良いでしょう。
繰り返しを防ぐために職場でできること
共有ルールを文書にして周知する
誰が何を共有するか、いつまでに共有するかを文書にまとめて全員に周知しましょう。簡潔なルールがあるだけで認識のズレが減ります。
文書はいつでも参照できる場所に置き、更新履歴も残すと安心です。新しいメンバーにも必ず共有しておくことが重要です。
使うツールと通知方法を統一する
コミュニケーションツールを統一し、重要な連絡はどのツールで行うかを明確にします。通知設定や既読ルールもチームで決めておくと連絡漏れが減ります。
ツールごとの使い分け（緊急は電話、決定事項はメールなど）を明示しておくと、混乱が起きにくくなります。
会議の取りまとめを簡潔に共有する習慣を作る
会議が終わったら短い議事メモを全員に送る習慣をつけましょう。決まったこと、担当、期日を一行ずつ書くだけで効果があります。
議事メモがあると聞き漏らしや誤認識が減り、後から確認するときも便利です。
確認フレーズやテンプレートをチームで決める
短い確認フレーズやチャットテンプレートを用意しておくと、意思疎通がスムーズになります。例：「確認です：○○は×日までに△さん担当でよいですか」など。
テンプレートがあると誰でも同じ形で記録を残せるため、後での確認が簡単になります。
問題が起きた時の相談先を明確にする
問題が続く場合に相談する窓口やフローを事前に決めておくと、対応が迅速になります。上司、人事、またはチーム内の調整係など、連絡先を共有しておきましょう。
相談先が明確だと当事者同士の対立を避けやすく、組織としての対応もしやすくなります。
職場で聞いてないと言う人に備えるための短い総括
聞いてないと言われたときは、まず落ち着いて事実を確認し、簡潔に記録を残すことが大切です。口頭だけで済ませずチャットやメールで要点を共有すると誤解が減ります。
組織としては共有ルールやツールを統一し、議事メモやテンプレートを導入することで再発を防げます。冷静な対応と記録の習慣が職場のコミュニケーションを安定させます。
